Переход на электронно-транспортные накладные
С 1 сентября 2026 года коммерческие грузоперевозки претерпят кардинальные изменения. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 устанавливает обязательный переход всех участников рынка на электронные перевозочные документы (ЭПД). С этой даты бумажные транспортные накладные утратят свою юридическую силу, что потребует адаптации бизнес-процессов.
В электронный формат переводятся следующие ключевые документы:
Проверить настройки передачи данных: Важно удостовериться, что настроена корректная и бесперебойная передача логистических документов в ГИС ЭПД.
Важный аспект: Своевременное подписание электронной транспортной накладной грузополучателем является критически важным. В противном случае логистическая компания не сможет завершить процесс доставки и разгрузки товара, что может привести к задержкам и дополнительным расходам.
Регулярно проверяйте настройки: Перед каждой поставкой проводите проверку настроек обмена документами.
Автоматизируйте процесс: Оптимальным решением является настройка автоматического принятия приглашений к обмену. Это позволит исключить задержки, связанные с человеческим фактором, и обеспечить бесперебойность логистических процессов.
Дополнительные рекомендации для успешной адаптации:
Обучение персонала: Проведите комплексное обучение сотрудников, ответственных за приемку грузов, работе с новой системой ЭПД. Разработайте подробные инструкции по использованию электронных подписей и взаимодействию с операторами ИС ЭПД.
Техническая подготовка: Убедитесь в наличии стабильного интернет-соединения, совместимости используемого программного обеспечения с платформами операторов ЭПД, а также в обеспечении должного уровня безопасности данных при обмене электронными документами.
Интеграция с учетными системами: Рассмотрите возможность интеграции системы электронного документооборота с вашими внутренними учетными и складскими системами. Это позволит автоматизировать процессы учета и контроля грузов, минимизировать ошибки и ускорить обработку информации.
Поддержка и мониторинг: В случае возникновения вопросов или технических сложностей обращайтесь в службу поддержки выбранного оператора ИС ЭПД. Следите за обновлениями нормативных актов и рекомендаций Минтранса РФ для своевременной адаптации внутренних процессов.
Сотрудничество с партнерами: Наладьте постоянный диалог с перевозчиками и экспедиторами. Согласовывайте графики поставок и обмена электронными документами, а также регулярно проводите аудит и мониторинг эффективности использования ЭПД в вашей компании.
Переход на ЭПД – это не просто требование законодательства, но и возможность для оптимизации логистических процессов, повышения прозрачности и снижения издержек. Своевременная подготовка и внедрение новых правил обеспечат бесперебойную работу вашего бизнеса в новых условиях.
Как теперь оформлять получение грузов?
Ключевое изменение касается процедуры приемки грузов на объектах вашей компании. Уполномоченные сотрудники обязаны будут подписывать транспортные накладные исключительно в электронном виде. Без электронного подтверждения перевозчик не сможет официально завершить процедуру передачи груза.В электронный формат переводятся следующие ключевые документы:
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН): Основной документ, подтверждающий факт перевозки.
- Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ): Документ, фиксирующий условия перевозки.
- Поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка: Документы, регулирующие отношения между участниками логистической цепочки.
Как осуществить переход на ЭПД?
Для успешного перехода на ЭПД необходимо подключиться к одному из аккредитованных операторов Информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Эти операторы играют роль посредников, обеспечивая корректную обработку логистических документов и автоматическую передачу данных в Государственную информационную систему ЭПД (ГИС ЭПД). Реестр аккредитованных операторов доступен на официальном сайте Министерства транспорта Российской Федерации.Компания ИНТЭК настоятельно рекомендует:
Заранее проверить совместимость: Убедитесь, что ваш текущий оператор электронного документооборота (ЭДО) поддерживает взаимодействие с оператором, через которого работают ваши перевозчики.Проверить настройки передачи данных: Важно удостовериться, что настроена корректная и бесперебойная передача логистических документов в ГИС ЭПД.
Важный аспект: Своевременное подписание электронной транспортной накладной грузополучателем является критически важным. В противном случае логистическая компания не сможет завершить процесс доставки и разгрузки товара, что может привести к задержкам и дополнительным расходам.
Совет от ИНТЭК для минимизации рисков:
Принимайте приглашения заблаговременно: Старайтесь принимать приглашения от перевозчиков в системе ЭДО до фактического прибытия груза.Регулярно проверяйте настройки: Перед каждой поставкой проводите проверку настроек обмена документами.
Автоматизируйте процесс: Оптимальным решением является настройка автоматического принятия приглашений к обмену. Это позволит исключить задержки, связанные с человеческим фактором, и обеспечить бесперебойность логистических процессов.
Дополнительные рекомендации для успешной адаптации:
Обучение персонала: Проведите комплексное обучение сотрудников, ответственных за приемку грузов, работе с новой системой ЭПД. Разработайте подробные инструкции по использованию электронных подписей и взаимодействию с операторами ИС ЭПД.
Техническая подготовка: Убедитесь в наличии стабильного интернет-соединения, совместимости используемого программного обеспечения с платформами операторов ЭПД, а также в обеспечении должного уровня безопасности данных при обмене электронными документами.
Интеграция с учетными системами: Рассмотрите возможность интеграции системы электронного документооборота с вашими внутренними учетными и складскими системами. Это позволит автоматизировать процессы учета и контроля грузов, минимизировать ошибки и ускорить обработку информации.
Поддержка и мониторинг: В случае возникновения вопросов или технических сложностей обращайтесь в службу поддержки выбранного оператора ИС ЭПД. Следите за обновлениями нормативных актов и рекомендаций Минтранса РФ для своевременной адаптации внутренних процессов.
Сотрудничество с партнерами: Наладьте постоянный диалог с перевозчиками и экспедиторами. Согласовывайте графики поставок и обмена электронными документами, а также регулярно проводите аудит и мониторинг эффективности использования ЭПД в вашей компании.
Переход на ЭПД – это не просто требование законодательства, но и возможность для оптимизации логистических процессов, повышения прозрачности и снижения издержек. Своевременная подготовка и внедрение новых правил обеспечат бесперебойную работу вашего бизнеса в новых условиях.
